급여명세서 교부 의무, 필수 기재 6가지와 과태료 기준(5인 미만 포함)

급여명세서는 언제, 누구에게 줘야 하나요

법은 「임금을 지급하는 때」 교부하라고 정합니다. 월급제라면 매달 급여일에, 주급제라면 매주 지급일에 교부합니다. 몇 달 치를 모아 나중에 한꺼번에 주는 방식은 법이 정한 시점과 맞지 않습니다.

대상은 임금을 받는 모든 근로자입니다. 정규직뿐 아니라 계약직, 단시간 근로자, 일용 근로자도 포함됩니다. 퇴사하는 근로자에게 마지막 임금을 줄 때도 명세서를 함께 교부합니다.

5인 미만 사업장도 교부해야 하나요

교부해야 합니다. 상시 근로자 4명 이하 사업장에는 근로기준법 일부 조항만 적용되는데, 어떤 조항이 적용되는지는 시행령 제7조 [별표 1]에 나와 있습니다. 이 표의 「제3장 임금」 칸에 제43조부터 제45조까지, 제47조부터 제49조까지가 들어 있어 제48조의 임금대장 작성과 임금명세서 교부 의무가 그대로 적용됩니다.

5인 미만 사업장은 연장 · 야간 · 휴일근로 가산수당 규정이 적용되지 않으므로, 가산수당을 주지 않는다면 그 항목을 적을 필요는 없습니다. 다만 근로시간에 따라 금액이 달라지는 항목이 있다면 계산 방법은 적어야 합니다.

급여명세서에 꼭 적어야 할 항목은 무엇인가요

시행령 제27조의2가 정한 기재 사항은 다음 여섯 가지입니다.

1번은 성명, 생년월일, 사원번호를 모두 적으라는 뜻이 아닙니다. 법이 요구하는 것은 근로자를 특정할 수 있는 정보입니다. 같은 이름의 근로자가 있을 수 있다면 성명에 생년월일이나 사원번호를 함께 적어 두는 편이 안전합니다.

4번에서 임금 일부를 돈이 아닌 물건으로 지급했다면 그 품명, 수량, 평가 총액을 적습니다.

5번의 계산 방법은 모든 항목에 적지 않아도 됩니다. 매달 같은 금액으로 나가는 기본급이나 고정 수당은 계산식이 필요 없고, 출근일수나 근로시간에 따라 금액이 바뀌는 항목만 적습니다.

연장 · 야간 · 휴일 근로시간 수도 적어야 하나요

적어야 합니다. 시행령 제27조의2 제5호는 연장근로, 야간근로, 휴일근로의 경우 그 시간 수를 계산 방법에 포함하라고 정합니다. 수당 금액만 적으면 부족합니다.

예를 들어 통상시급 12,000원인 근로자가 이번 달 연장근로 10시간, 야간근로 4시간을 했다면 명세서에는 이렇게 적습니다.

야간근로수당은 연장근로와 겹치지 않는 야간 시간에 소정근로 임금 외로 주는 가산분(0.5배)만 적은 예입니다. 이렇게 적어 두면 근로자가 금액이 어떻게 나왔는지 다시 계산해 볼 수 있습니다.

이메일이나 카카오톡으로 보내도 교부한 것으로 인정되나요

인정됩니다. 법은 임금명세서를 「서면(전자문서 및 전자거래 기본법 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)」으로 교부하라고 정하고, 고용노동부도 제도 시행 때 이메일, 문자메시지, 모바일 메신저로 작성 · 전송해도 된다고 안내했습니다. 메신저로 보낼 때는 다음을 확인합니다.

• 근로자 본인에게만 보냅니다. 단체 대화방에 여러 근로자의 명세서를 올리면 다른 근로자의 급여가 그대로 보여 개인정보 문제가 생깁니다.
• 근로자가 내용을 열어 보고 저장하거나 출력할 수 있는 형태로 보냅니다.
• 언제 누구에게 보냈는지 기록을 남깁니다. 근로감독이나 진정 과정에서 교부 여부를 확인할 때 보낸 기록이 있어야 설명할 수 있습니다.

사내 전산망이나 급여 시스템에 명세서를 올려 두는 방식도 많이 씁니다. 이때는 근로자가 자기 명세서를 언제든 열어 보고 내려받을 수 있는지, 지급할 때마다 명세서가 올라왔다고 알리는지를 함께 갖춰 두세요. 게시만으로 교부가 인정되는지는 구체적인 사안마다 다를 수 있어 관할 지방고용노동관서에 확인하는 것이 안전합니다.

교부하지 않으면 과태료는 얼마인가요

근로기준법 제116조 제2항 제2호에 따라 제48조를 위반하면 500만 원 이하의 과태료가 부과됩니다. 구체적인 금액은 시행령 제60조 [별표 7] 과태료 부과기준이 위반 내용과 횟수에 따라 정합니다.

2차, 3차 금액은 최근 1년 안에 같은 위반으로 과태료를 받은 적이 있을 때 적용합니다. 임금을 제때 다 지급했더라도 명세서를 주지 않았다면 이 과태료는 따로 부과될 수 있습니다.

실무에서 자주 틀리는 부분은 무엇인가요

• 임금 총액을 빠뜨리고 실수령액만 크게 적습니다. 법정 기재 사항은 공제 전 총액입니다.
• 연장근로수당을 「연장수당 180,000원」처럼 금액만 적습니다. 시간 수와 계산식이 함께 있어야 합니다.
• 단체 대화방에 명세서 파일을 한꺼번에 올립니다. 교부는 근로자 본인에게 해야 합니다.
• 퇴사자의 마지막 급여 명세서를 생략합니다. 마지막 임금도 임금이므로 명세서가 필요합니다.
• 명세서만 챙기고 임금대장은 따로 만들지 않습니다. 임금대장은 제48조 제1항에 따라 별도로 작성하고, 제42조와 시행령 제22조에 따라 마지막으로 적은 날부터 3년 동안 보존합니다.