전자 근로계약서도 종이 계약서와 같은 효력을 가질 수 있습니다. 근로기준법 제17조 제2항은 2021년 1월 5일 개정으로 근로계약서를 「전자문서 및 전자거래 기본법」에 따른 전자문서로 교부해도 된다고 명시했고, 전자서명법 제3조는 전자서명이 전자적 형태라는 이유만으로 서명의 효력을 부인당하지 않는다고 정합니다. 다만 법이 정한 근로조건을 적고, 근로자에게 교부하고, 근로관계가 끝난 날부터 3년 동안 보존해야 하는 의무는 종이 계약서와 같습니다. 근로계약서를 교부하지 않으면 500만 원 이하의 벌금 대상입니다.
전자서명으로 맺은 근로계약도 효력이 있나요
있습니다. 근거는 세 법률입니다.
- 근로기준법 제17조 제2항: 근로조건을 적은 「서면(전자문서 및 전자거래 기본법 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)」을 근로자에게 교부하라고 정합니다. 근로계약서를 전자문서로 교부할 수 있다는 뜻입니다.
- 전자서명법 제3조: 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명, 서명날인, 기명날인으로서의 효력이 부인되지 않습니다. 법령이나 당사자 사이의 약정에 따라 전자서명을 쓰기로 했다면 그 전자서명은 서명이나 날인과 같은 효력을 가집니다.
- 전자문서 및 전자거래 기본법(전자문서법) 제4조 · 제4조의2: 전자문서는 전자적 형태라는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 않고, 내용을 열어 볼 수 있으며 작성 · 저장 당시의 형태로 보존된 전자문서는 서면으로 봅니다.
2020년 12월 전자서명법 전부 개정으로 공인인증서 제도가 없어졌고, 근로계약에 특정 인증서를 써야 한다는 규정은 없습니다.
효력이 있다는 것과 다툼에서 입증할 수 있다는 것은 다른 문제입니다. 다툼이 생기면 누가 서명했는지, 무엇에 동의했는지, 서명한 뒤 내용이 바뀌지 않았는지를 보여 줘야 합니다. 근로자가 본인 계정으로 서명했다는 기록, 서명 전에 계약 내용을 확인하고 전자서명에 동의했다는 기록, 보낸 시각과 서명 시각이 남는 방식을 고르세요. 또 전자 방식이라도 근로기준법 기준에 못 미치는 근로조건을 정한 부분은 무효입니다(근로기준법 제15조).
근로계약서에 꼭 적어야 할 사항은 무엇인가요
근로기준법 제17조 제1항과 시행령 제8조가 명시할 근로조건을 정합니다. 그중 일부는 제17조 제2항에 따라 서면(전자문서 포함)으로 교부해야 합니다.
| 명시할 사항 | 근거 | 서면 교부 대상 |
|---|---|---|
| 임금(구성항목 · 계산방법 · 지급방법) | 제17조 제1항 제1호 | 예 |
| 소정근로시간 | 제17조 제1항 제2호 | 예 |
| 휴일(제55조) | 제17조 제1항 제3호 | 예 |
| 연차유급휴가(제60조) | 제17조 제1항 제4호 | 예 |
| 취업 장소와 종사할 업무 | 시행령 제8조 제1호 | 명시 의무 |
| 취업규칙 기재 사항(제93조 제1호~제12호) | 시행령 제8조 제2호 | 명시 의무 |
| 기숙사 규칙(부속 기숙사에 기숙하는 경우) | 시행령 제8조 제3호 | 명시 의무 |
실무에서는 표의 모든 사항을 계약서 한 장에 적어 교부하는 경우가 많습니다. 서면 교부 대상이 아닌 사항도 계약서에 함께 적어 두면 나중에 무엇을 알렸는지 확인하기 쉽습니다.
기간제 근로자와 단시간 근로자는 기간제 및 단시간근로자 보호 등에 관한 법률(기간제법) 제17조에 따라 다음 사항을 서면으로 명시해야 합니다.
- 근로계약기간
- 근로시간 · 휴게
- 임금의 구성항목 · 계산방법 · 지불방법
- 휴일 · 휴가
- 취업 장소와 종사할 업무
- 근로일과 근로일별 근로시간(단시간 근로자만)
전자 근로계약서는 언제, 어떻게 교부하나요
교부 시점은 근로계약을 맺을 때입니다. 제17조 제1항은 「근로계약을 체결할 때」 명시하라고 정하므로, 일을 시작한 뒤에 계약서를 주면 법이 정한 시점보다 늦습니다. 교부 방법은 서명이 끝난 계약서를 근로자가 열어 보고 내려받거나 출력할 수 있게 해 주는 것입니다.
근로조건을 바꿀 때도 같은 의무가 있습니다. 다만 다음 사유로 바뀐 경우에는 근로자가 요구할 때 교부하면 됩니다(제17조 제2항 단서, 시행령 제8조의2).
- 근로자대표와의 서면 합의로 바뀐 경우(탄력적 · 선택적 근로시간제, 보상휴가제 등)
- 취업규칙으로 바뀐 경우
- 단체협약으로 바뀐 경우
- 법령으로 바뀐 경우
근로계약서는 몇 년 동안 보관해야 하나요
근로기준법 제42조는 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년 동안 보존하도록 정합니다. 시행령 제22조가 정한 서류에는 근로계약서, 임금대장, 임금의 결정 · 지급방법과 계산 기초에 관한 서류, 고용 · 해고 · 퇴직에 관한 서류, 승급 · 감급에 관한 서류, 휴가에 관한 서류 등이 들어갑니다.
근로계약서의 보존 기간은 근로관계가 끝난 날부터 셉니다(시행령 제22조 제2항 제2호). 재직 중에는 계속 보관하고 퇴직한 뒤에도 3년을 더 보관해야 한다는 뜻입니다.
전자로 보관해도 됩니다. 전자문서법 제5조 제1항은 서면으로 보는 전자문서이고, 작성자 · 수신자 · 송수신 일시 정보가 들어 있다면 그 부분까지 보존된 경우 그 보관으로 법령상 문서 보관을 대신할 수 있다고 정합니다. 전자계약 서비스를 바꾸거나 해지할 때는 계약서를 함께 옮기거나 파일로 저장해 두어야 보존 기간을 채울 수 있습니다.
근로계약서를 주지 않거나 보관하지 않으면 어떻게 되나요
| 위반 내용 | 근거 | 제재 |
|---|---|---|
| 근로조건 명시 또는 서면 교부 위반 | 근로기준법 제17조, 제114조 제1호 | 500만 원 이하 벌금 |
| 기간제 · 단시간 근로자 근로조건 서면 명시 위반 | 기간제법 제17조, 제24조 제2항 제2호 | 500만 원 이하 과태료 |
| 근로계약 서류 3년 보존 위반 | 근로기준법 제42조, 제116조 제2항 제2호 | 500만 원 이하 과태료(1차 80만 원, 2차 150만 원, 3차 이상 300만 원) |
근로기준법 제17조 위반은 과태료가 아니라 벌금이라 형사 처벌에 해당하고, 양벌규정(제115조)에 따라 실제로 계약을 처리한 담당자와 회사가 함께 처벌받을 수 있습니다. 보존 위반 과태료 금액은 시행령 제60조 [별표 7]이 정합니다.
실무에서 자주 틀리는 부분은 무엇인가요
- 입사 첫날 일을 시작하고 며칠 뒤에 전자계약을 보냅니다. 계약서는 일을 시작하기 전에 체결하고 교부합니다.
- 연봉 계약서만 새로 쓰고 근로계약서의 임금 조항은 그대로 둡니다. 임금이 바뀌면 바뀐 임금의 구성항목 · 계산방법 · 지급방법을 적은 서면을 다시 교부해야 합니다.
- 담당자가 근로자 대신 서명 버튼을 누릅니다. 본인 서명이 아니면 다툼에서 계약 체결을 입증하기 어렵습니다.
- 서명한 계약서를 근로자가 내려받을 수 없게 둡니다. 근로자가 열어 보고 저장할 수 없다면 교부했다고 보기 어렵습니다.
- 퇴직자 정보를 정리하면서 근로계약서까지 지웁니다. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터 3년 동안 남겨야 합니다.
자주 묻는 질문
Q5인 미만 사업장도 근로계약서를 교부해야 하나요?
교부해야 합니다. 근로기준법 시행령 [별표 1]은 상시 4명 이하 사업장에도 제17조(근로조건의 명시)와 제42조(계약 서류의 보존)를 적용합니다.
Q문자나 메신저로 계약서 파일만 보내도 되나요?
제17조 제2항의 전자문서에 해당하면 교부로 볼 수 있습니다. 다만 근로자가 서명했다는 기록이 남지 않는 방식이라면, 근로조건에 동의했다는 사실을 나중에 보여 주기 어렵습니다.
Q회사 도장 없이 전자서명만 해도 되나요?
법이 회사 도장을 요구하지는 않습니다. 전자서명법 제3조 제2항에 따라 당사자가 전자서명을 쓰기로 했다면 서명이나 날인과 같은 효력을 가집니다.
Q수습 기간 계약도 따로 써야 하나요?
수습도 근로계약 기간에 포함되므로, 수습 기간과 그 동안의 임금을 처음 근로계약서에 함께 적어 두면 됩니다. 수습이 끝난 뒤 임금이 바뀌는 조건이라면 그 내용까지 적습니다.
카피오에서는
카피오 전자계약은 인사 정보의 이름 · 입사일 · 부서 · 직위와 임금 계약의 연봉 · 기본급 · 통상시급으로 계약서 빈칸을 채워 보냅니다. 구성원은 「계약서 내용 확인」과 「전자서명 진행 동의」에 모두 체크해야 본인 계정으로 서명할 수 있습니다. 서명하는 순간 계약서의 해시값(SHA-256)을 저장하고 이후 계약서를 열 때마다 다시 계산해 내용이 그대로인지 확인하며, 체결된 계약서는 담당자도 고치거나 지울 수 없습니다. PDF로 저장하면 보낸 시각, 열람 시각, 서명 시각, 접속 IP, 해시값이 담긴 체결 확인서가 함께 들어갑니다. 계약 문안의 효력은 내용에 따라서도 달라지므로 회사 계약서 문안은 노무사나 변호사와 함께 확인해 주세요.