인재밀도를 만드는 세 가지, 세 번째: 운영

운영 부채가 쌓이면 어떤 일이 생기나요?

세 가지 일이 생깁니다.

1. 법을 어길 위험이 커집니다. 흔한 예가 연차 사용 촉진입니다. 회사가 정해진 시기에 서면으로 연차 사용을 촉진했는데도 구성원이 쓰지 않아 연차가 소멸하면, 회사는 그 연차를 돈으로 보상하지 않아도 됩니다(근로기준법 제61조). 거꾸로 시기를 놓치면 남은 연차를 수당으로 줘야 합니다. 회계연도 기준이면 회사 전체가 같은 시기에 촉진하지만, 입사일 기준이면 구성원마다 시기가 다릅니다. 구성원 50명의 입사일이 모두 다르면 챙길 시기도 50번입니다. 시트로 따라가다 놓치는 일이 드물지 않습니다. 주 52시간도 마찬가지입니다. 한도를 넘긴 뒤에야 알면 이미 늦습니다.
2. 담당자의 시간이 되풀이되는 일에 묶입니다. 급여 정산과 서류 모으기, 결재 재촉, 남은 연차 문의에 답하다 보면 한 주가 지나갑니다. 그러면 채용 기준을 다듬고 평가 면담을 준비하는 일은 늘 뒤로 밀립니다. 인재밀도를 높이는 일이 바로 그 밀린 일입니다. 운영을 자동화하는 목적은 아낀 시간을 이런 일에 다시 쓰는 데 있습니다.
3. 구성원이 겪는 불편이 늘어납니다. 남은 연차를 물어봐야 알고, 올린 결재가 어디서 멈췄는지 모릅니다. 주민등록번호 같은 민감정보를 회사가 어떻게 다루는지도 알 수 없습니다. 하나하나는 작은 일이지만, 쌓이면 구성원이 회사를 믿는 마음이 줄어듭니다. 그럴 때 다른 회사에서도 일할 곳을 쉽게 찾는 뛰어난 동료부터 떠날 수 있습니다.

운영 부채는 어떤 순서로 줄이나요?

먼저 보이게 하고, 그다음 구성원이 직접 하게 하고, 마지막으로 저절로 이어지게 합니다.

• 보이게 합니다. 연차 촉진 시기나 계약 만료일처럼 놓치면 비용이 되는 날은 담당자 눈앞에 먼저 나타나야 합니다. 주 52시간에 가까워진 구성원도 마찬가지입니다. 담당자가 직접 찾아다녀야 하는 방식은 담당자가 유능할 때만 돌아갑니다.
• 구성원이 직접 하게 합니다. 구성원은 남은 연차를 직접 확인하고, 결재가 어디까지 갔는지 직접 찾아봅니다. 민감정보도 본인이 직접 입력합니다. 담당자가 받는 문의가 줄어드는 것은 덤입니다. 더 큰 변화는 구성원이 자기 정보를 스스로 챙길 수 있게 된다는 점입니다.
• 저절로 이어지게 합니다. 한 가지 일이 끝나면 다음 일이 따라오게 합니다. 계약서 서명이 끝나면 온보딩 항목이 완료로 바뀌고, 승인된 근무 기록이 수당 계산으로 넘어가는 식입니다. 옮겨 적는 단계가 하나 줄 때마다 실수와 시간도 함께 줄어듭니다.

담당자가 바뀌면 왜 처음부터 다시 배우게 되나요?

운영 부채의 마지막 항목은 가장 눈에 띄지 않습니다. 운영 지식이 담당자 머릿속에만 있는 상태입니다. 어느 거래처와 어떤 조건으로 계약했는지, 이 수당은 왜 이렇게 계산하는지, 그 결정은 왜 내렸는지 같은 내용입니다. 이런 내용이 기록 없이 담당자에게만 있으면, 담당자가 바뀔 때마다 회사는 처음부터 다시 배웁니다.

그래서 운영의 마지막 단계는 이런 내용을 담당자 개인이 아닌 회사 기록으로 남기는 일입니다.